Trong cuộc sống thường ngày, bạn có nhiều thói quen tốt, nhưng với công nghệ thì bạn cần thận trọng với những thói quen của mình. Bạn biết rõ tất cả biểu tượng đang nằm lộn xộn trên màn hình desktop, mật khẩu mà bạn lưu trong Notepad và nơi lưu trữ bản sao lưu định kỳ hàng tháng? Đó là kết quả của những thói quen xấu - và dĩ nhiên chúng không phải là duy nhất.

 

Hình 1: Fences giúp sắp xếp lại và tạo ra nhiều khoảng trống hơn cho desktop.

Thật may, mọi thứ dễ dàng hơn bạn nghĩ để thay đổi những thói quen kỹ thuật xấu này cũng như để học cách quản lý, giữ gìn máy tính một cách thận trọng và khôn ngoan. Để giúp bạn khởi đầu, bài viết sẽ trình bày 7 thói quen xấu và những việc mà bạn có thể làm để dứt bỏ chúng.

 

Thói quen 1: Tạo quá nhiều biểu tượng

Màn hình Windows (desktop) của bạn trông giống bên trong một ngăn kéo chứa rác, tràn ngập các biểu tượng được trải dài từ đầu này đến đầu kia màn hình. Làm thế nào để tìm được biểu tượng cần thiết trong mớ hỗn độn đó?

 

Hình 2: Có thể thay đổi chức năng của nút nguồn.

Để có một phương pháp tốt xếp đặt lại mọi thứ, bạn thử dùng Fences của Stardock (find.pcworld.com/69935). Tiện ích miễn phí này sẽ “nhốt” các biểu tượng vào trong các vùng màn hình bán trong suốt, qua đó giảm sự lộn xộn và cải thiện khả năng sắp xếp cũng như quản lý.

 

Ưu việt hơn cả là ở lần khởi chạy đầu tiên, Fences cung cấp tính năng tự động sắp xếp và tạo hàng rào (fence) cho các biểu tượng – điều này giống như có một người giúp việc tự giác dọn sạch desktop cho bạn!

Từ giờ trở đi, bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào bất kỳ vùng màn hình đang mở nào, và xem vùng màn hình mà Fences giấu tất cả biểu tượng - hay chỉ để lại vài biểu tượng. Nhấn đúp chuột lần nữa, mọi thứ trở về như cũ.

Thói quen 2: Tắt máy bằng nút nguồn

 

Hình 3: Có thể mở nhanh ứng dụng từ bàn phím sau khi cài đặt Launchy.

Khi đã dùng xong MTXT, nhiều người dùng có thói quen nhấn nút bật/tắt nguồn để tắt máy tính. Tuy nhiên, trên nhiều máy tính, thao tác nhấn nút nguồn sẽ thực hiện tác vụ đưa máy tính về chế độ Sleep. Về cơ bản, chế độ Sleep sẽ giúp máy tính chuyển sang chế độ hoạt động chỉ sau vài giây, song điều này vẫn được xem là thói quen xấu bởi 2 lý do.

 

Thứ nhất, vì chế độ Sleep không phải là chế độ tắt máy hoàn toàn (Off) nên MTXT vẫn tiếp tục tiêu thụ điện của pin. Do đó, trừ khi MTXT được cắm vào một nguồn cấp điện, còn không nhiều khả năng khi bạn quay lại làm việc thì pin đã cạn.

Thứ hai, nếu quá lạm dụng cũng như tin tưởng một cách mù quáng vào chế độ Sleep thì máy tính của bạn sẽ hiếm có cơ hội khởi động lại – trong khi đó việc khởi động lại thực chất là giúp Windows đang hoạt động thông suốt hơn.

Để khắc phục trục trặc này, bạn chỉ cần thay đổi chức năng của nút nguồn, cụ thể là thực hiện nhiệm vụ tắt hoàn toàn máy tính. Tham khảo hướng dẫn tại find.pcworld.com/63539.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng cách sau để tắt nhanh máy tính: Ấn và giữ nút nguồn, tuy nhiên bạn chỉ có thể thực hiện theo cách này khi máy tính bị khóa và bạn không có cách nào để khởi động lại hệ thống.

Thói quen 3: Cất mật khẩu không an toàn

 

Hình 4: LastPass tạo ra các mật khẩu khó dò tìm và lưu giữ chúng một cách an toàn.

Bạn sở hữu một mật khẩu "vững như bàn thạch" để sử dụng cho ngân hàng trực tuyến, nhưng rồi bạn lại lưu một bản sao của mật khẩu này trong một tập tin bảng tính, chú thích trên Outlook hay trên ĐTDĐ. Thật nguy hiểm.

 

Trong hoàn cảnh này, bạn cần một tiện ích quản lý mật khẩu, hay nói chính xác là một cơ sở dữ liệu có độ vững chắc cao sẽ được dùng để chứa các dữ liệu quan trọng như mật khẩu, mã PIN của thẻ tín dụng hay tài khoản ngân hàng... Bạn cũng có thể chọn LastPass (find.pcworld.com/64108), tiện ích miễn phí có khả năng tạo ra các mật khẩu với độ an toàn cao và sau đó áp dụng chúng khi bạn đăng nhập website, sắp xếp mọi dữ liệu cá nhân cần lưu trữ cũng như cho phép đồng bộ chúng qua nhiều nền tảng và thiết bị để bạn luôn có thể truy xuất mật khẩu mọi lúc mọi nơi.

Bên cạnh phịên bản miễn phí, bạn có thể chọn phiên bản Pro (phí khoảng 20.000 đồng/tháng) nếu muốn sử dụng kết hợp với các ứng dụng Android, BlackBerry, iPhone, Palm và Windows Mobile.

Thói quen 4: Khởi chạy ứng dụng từ trỏ chuột

 

Hình 5: TrueCrypt thiết lập sự bảo vệ bằng mật khẩu với dữ liệu trong bút nhớ, đồng thời mã hóa chúng.

Bạn sử dụng chuột để khởi chạy các ứng dụng? Mọi thứ đã lỗi thời. Trong Windows 7 (và cả Vista, nếu kích hoạt thanh công cụ Quick Launch), bạn có thể khởi chạy mọi ứng dụng bên phải nút Start bằng cách ấn phím <Windows> và 1 con số. Ví dụ, biểu tượng trên thanh taskbar có vị trí gần nút Start nhấn (thường là biểu tượng của ứng dụng Internet Explorer) được gán số thứ tự là “1”.

 

Bằng cách ấn <Windows> - 1, bạn có thể khởi chạy ứng dụng đó trực tiếp từ bàn phím. Phương pháp này có tác dụng với 9 biểu tượng đầu tiên được gắn với thanh taskbar của Windows 7 (hoặc với thanh công cụ Quick Launch của Vista).

Bạn vẫn đang sử dụng Windows XP? Hãy thử dùng Lauchy (find.pcworld.com/69936), tiện ích giúp mở các chương trình, tập tin và thậm chí cả các trang web yêu thích thông qua phím tắt.

Thói quen 5: Bút nhớ không được mã hóa

 

Hình 6: Nếu không để ý, có thể vô tình chấp nhận tùy chọn cài thanh công cụ Yahoo! vào trình duyệt.

Bút nhớ USB rõ ràng là một giải pháp lưu trữ thuận tiện, tuy nhiên loại thiết bị này rất dễ thất lạc hay mất và nó sẽ mang đến nhiều rắc rối bởi các thông tin cá nhân bên trong. Bạn có thể "bịt kín" lỗ hổng nguy hiểm này bằng cách cài đặt TrueCrypt (find.pcworld.com/69937), một tiện ích mật mã hóa nguồn mở có khả năng cài đặt sự bảo vệ bằng password cho dữ liệu trên bút nhớ của người dùng.

 

TrueCrypt hoạt động ở chế độ thời gian thực, có khả năng mã hóa và giải mã đồng thời khi bạn truy xuất dữ liệu. Tiện ích cũng làm việc với các tập tin và đĩa cứng độc lập. Nếu bạn không cung cấp đúng mật khẩu và khóa mã hoá, dữ liệu của bạn sẽ bị khóa chặt nhờ tiện ích áp dụng nhiều thuật toán mã hóa. TrueCrypt rất dễ sử dụng và bạn có thể tải về tại địa chỉ find.pcworld.com/69938.

Thói quen 6: Nhắm mắt nhấn Next khi cài phần mềm

Đã bao giờ bạn thắc mắc về sự xuất hiện của các biểu tượng mới trên desktop? Tại sao các thanh công cụ không quen thuộc lại xuất hiện trong trình duyệt? Làm thế nào mà spyware kiểm soát máy tính của bạn? Lý do: Bạn đã trao cho chúng chìa khoá.

 

Hình 7: Có thể sử dụng dịch vụ trực tuyến như Carbonite để lưu trữ các dữ liệu quan trọng.

Nếu đã từng cài đặt nhiều ứng dụng, hẳn bạn có thói quen ngay lập tức nhấn chuột lên mọi nút Next mà không quan tâm đến nội dung thông báo đi kèm và điều này là sai lầm lớn. Trong suốt quá trình cài đặt, nhiều ứng dụng hỏi bạn liệu có thể cài đặt phiên bản dùng thử hay miễn phí của các ứng dụng khác hay không, hay một thanh công cụ tìm kiếm mới cho trình duyệt. Nếu cứ nhắm mắt làm theo hướng dẫn trong quá trình cài đặt thì bạn sẽ mất cơ hội chọn lựa các tùy chọn được cung cấp và kết quả là bạn sẽ nhận được những phiền toái không mong muốn.

 

Do đó, hãy thực hiện mọi việc thật chậm và cẩn thận. Hãy dành ra vài giây để đọc các thông báo và điều đó sẽ giúp bạn tránh khỏi những ngạc nhiên không được chào đón.

Thói quen 7: Chỉ sử dụng một phương pháp sao lưu

Hầu hết người dùng gặp rắc rối liên quan đến sao lưu thường chỉ sử dụng một phương pháp sao lưu dữ liệu đơn giản, chẳng hạn chép toàn bộ thư mục My Documents vào một đĩa DVD trống hay khởi chạy một tiện ích sao lưu mà không biết làm thế nào để khôi phục các tập tin trong tình huống hệ thống gặp sự cố.

 

Hình 8: Xmark là tiện ích bổ sung cho Firefox, cho phép đồng bộ bookmark và mật khẩu giữa nhiều máy tính.

Bạn cần một hệ thống sao lưu đa năng để bao trùm mọi thứ. Trước hết, sử dụng đĩa cứng gắn ngoài để tạo bản sao cho đĩa cứng hệ thống, và trong trường hợp này bạn có thể chọn tiện ích Casper 6.0 (find.pcworld.com/69939). Tiếp theo, bạn đăng ký tài khoản tại một dịch vụ sao lưu trực tuyến – như Carbonite (find.pcworld.com/63820) hoặc Mozy (find.pcworld.com/61957). Về cơ bản, các dịch vụ này sẽ tự động lưu trữ các dữ liệu quan trọng (tài liệu, ảnh, số liệu kế toán…) ở chế độ nền trong khi bạn đang làm việc với máy tính.

 

Ngoài ra, bạn có thể cài đặt Xmarks (find.pcworld.com/62799) để đồng bộ các địa chỉ yêu thích từ trình duyệt (và các mật khẩu đăng nhập nếu muốn) lên trang web hay máy tính khác. Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ Google Calender Sync (find.pcworld.com/64295) để thực hiện một sao lưu trực tuyến đối với lịch Outlook của bạn; Hoặc trả khoảng 300.000 đồng cho tiện ích gSyncit 2.0 (find.pcworld.com/69940) để đồng bộ các danh bạ liên lạc, lịch làm việc và danh sách việc cần làm với tài khoản Google của mình.

Cuối cùng, với 100.000 đồng/năm, bạn có thể sử dụng 20GB từ dịch vụ lưu trữ ảnh trực tuyến Picasa Web Albums

PCworld.com.vn